レンタルスペースのスマートロックが稼働して大変だけど業務自動化で乗り越えられそうな件

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こんにちは、KENJIです(^^)

先日レンタルスペースに取り付けたスマートロックの稼働がはじまりました(^^)

レンタルスペースにスマートロックをつけました

開錠施錠の方法が全く変わってしまったので、お客さまに案内しないといけないのですが、これがなかなか大変です(^^;)

レンタルスペースを運営していて、一番問い合わせが多いのが入室方法です。

元々はアナログのキーボックスなので、番号を合わせたらパカッと開けて中から鍵を取り出すタイプです。

それが、スマートロックの画面上で番号を入力するスタイルに変わったので、お客様にはしっかりお伝えしないと入室することができません。

そのため今は、予約時に伝えてある入室方法では入ることができなくなったことと、スマートロックの操作方法を、一人ずつ利用者さんに連絡している状況です。

メッセージを中々見ない方もいるので、いずれ電話がかかってきそうな気もしながら、今のところはちゃんと入室できているようで、安心しながらもヒヤヒヤしています(^^;)

文章だけだとわかりにくく感じる方がいるかもしれないので、写真で手順を説明するPDFも作ろうとしていますが、なかなか対応が追い付きません(^^;)

なので、整理すると今のところやらなければならない対応は二つです。

一つ目は、現時点で予約が入っている全てのお客さまにスマートロックでの入室方法を伝えること。

二つ目は、新規予約が入った際にスマートロックの使い方が伝わるように、予約時の入室方法の記載を変更することです。

二つ目が遅れれば遅れるほど、一つ目の対応もどんどん増えていくので対応を急ぎたいところです(^^;)

レンタルスペース運営の自動化を進めています

ちょっと大変な状況なのですが、実はそれほど焦っていません。なぜかというと最近は業務をサポートしてくれるワーキングチームで仕事をしているからです。

レンタルスペースを13室も運営していると、顧客対応などやることが大量になってきます。

一日に何件も電話がかかってきたり、メッセージ対応も多くなり大変です。

かといって代行業者に頼めば手数料がかかってきますし、代行業者のアカウントで運用されるので自由度が低く、集客がイマイチなど色々な弊害があります。

清掃に関しては、既にチーム化してスタッフさんに対応いただける仕組みができていますが、オンラインや電話での対応は私と妻の二人で対応していました。

それが今では、メッセージ対応してくれる人、集客してくれる人、コールセンターチームなど、役割分担しながら運営サポートしてくれています(^^)

まだ立ち上げ段階なので「業務をお伝えする」という少しの負荷はありますが、とてもできる人ばかりのチームなので、どんどん手離れしていっています(^^)

レンタルスペース運営も今年の前半はかなり苦戦を強いられましたが、今では昨年の8割くらいの稼働率までは戻ってきています。

ちょうど忙しくなってきたタイミングなので、強力なチームを組むことができてとても助かっています(^^)

まだ始まったばかりですが、ずっと必要だと思っていた「業務の自動化」をようやく進めることができているので、ここ最近で一番嬉しいことかもしれません。

なによりチームで仕事をするのって会社員時代みたいな楽しさもあります(^^)

今はバタバタしているスマートロックの導入ですが、このチームなら乗り切って、もっと良い姿になっていくのがくっきりイメージできています。

偶然が重なって出会うことになったこのチームとのご縁に感謝(^^)

またいつかこのチームのことも詳しくご紹介するのでお楽しみに！